1、收集：整理人需要将所有文件收集起来。
2、筛选：整理人需要将收集的文件按照章程进行一定的筛选。
3、进行划分：是划分文件的类别和级别。
4、确保期限：确定文件的保管期限。
5、修缮内容：整理人需要根据章程修缮文件缺失的内容。
6、编号：将要保管的文件进行编号。
7、编制目录：将文件装盒并且编制检索的目录即可。
档案：
学术界关于档案的定义还不统一。一般，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为册，周代叫作中，秦汉称作典籍，汉魏以后谓之文书、文案、案牍、案卷、簿书，清代以后多用档案，现统一称作档案。档案是直接形成的历史记录。直接形成说明档案继承了文件的原始性，历史记录说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件的原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。
