写信时需要将收信人的称呼定格写在信纸的第一行，第二行空两格写问候语，接下一行写正文，可以分为若干形式来写，祝颂语是书信的结尾，最后在祝颂语下方空一至二行的右侧，写上写信人的姓名以及收信人的关系，最后一行写日期。
1、称呼
把收信人的称呼顶格写在信纸的第一行，然后加上“：”，表示下面有话要说，称呼要与数名对应，明确自己与收信人的关系，有时还可以加上修饰语，例如“尊敬的”、“亲爱的”。
2、问候语
最常见的问候语句是“你好“、“近来身体是否安康”。要放在第二行，空两格，它可以独立成为一段，不可直接连接下文，否则会违反构段意义单一的要求。
3、正文
正文就是写信人想要说的话，也是信的主体，可以分为若干段来写，可以是辩驳论证、叙情说理，也可以是复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、慰唁，写的内容要做到有条有理、层次分明。
4、祝颂语
祝颂语是书信的结尾，常见以“此致”、“敬礼”或是“祝”，“此致”，与祝可以紧接正文写，也可以独占一行，空两格写，再写与之相配套的“敬礼”，“健康”等表示祝愿的话语时需要另起一行顶格写。
5、署名和日期
在祝颂语下方空一至二行的右侧，写上写信人的姓名以及收信人的关系，如儿×××、父×××，下一行写日期。
