1、将全部文件收集起来，文件归档工作是按一定周期进行的，可能是一年，也可能是一个季度。
2、按照相关章程进行筛选，剔除没有当前和后期参考、使用或执行价值的文件。
3、划分类别和级别，无法划分级别的文件，可酌情与本部门文件并列归档。
4、确定保管期限，归档文件可根据其价值的影响时长及相关规章制度来预留足够的保管期限。
5、修缮文件内容，档案管理人员需要咨询文件来源处的同事，获取正确内容并对文件进行修补增删，另外还需要规范文件纸张大小及装订物以便保存。
档案：
目前学术界关于档案的定义还不统一。一般，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫作“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”，清代以后多用“档案”，现统一称作“档案”。
